図書館司書

図書館司書の職場の会議でよく目にする10の問題点

事業経営においては、「ヒト・モノ・カネ」の3つの資源を有効に活用しなければいけません。さらには、「トキ」という第4のの経営資源を忘れてはいけません。時間は、全ての人や組織に平等に与えられている資源で、使い方によっては黄金を生み出すこともあれば、ガラクタを生み出すことさえもあります。

 

またヒト・モノ・カネは、採用したり、買ったり、借りたりすることで補充をすることが可能です。しかし時間は、忙しいからといって他から借りてきたり、購入することが出来ません。この貴重な時間という資源を目的達成のためにいかに有効活用するのかが、事業経営やあらゆる活動において成否を分ける鍵だと言ってもよいでしょう。

 

今、自分が図書館司書として働いている図書館で行われている会議やミーティングでは、時間や人材が有効に使われているでしょうか。まずその実態を調査し、問題点を洗い出すことが大切です。ここで図書館司書である私が、図書館でよく目にする会議の問題点を以下に挙げてみたいと思います。

 

@そもそもの会議を行う目的が明確になっていない。自然発生的に出来て、惰性でそのまま続けている会議が多く、経営環境の変化に応じて会議を再整理するということがない。

 

A会議に出席すべきメンバーか否かの吟味がされていない。結果、必要な人間が欠けていたり、会議の目的を理解していないようなメンバーが参加している。

 

B予定された時間に始まらない。予定された時間に終わらない。

 

C議案が無いことが多い。

 

D前回の会議の議事録が確認されていない。

 

E一方通行の会議が多く、議論に発展しない。発言する人と話しを聞きながら黙々とメモを取っているメンバーに分かれる。

 

F出席メンバーの当事者意識が低い。意見を求められても特に建設的な意見が出てこない。また目的と関係のない意見が長々と述べられる。

 

G現場の仕事を引きずり遅刻・途中参加、退出が頻繁にある。議長や司会者はこのような人に何も注意しない。

 

H議長や司会者が議論の落とし所をもって会議を運営していないために、話がどんどんとイシュー(目的)からずれていき、最後は雑談になってしまう。

 

I結論が出ているにも関わらず、それが現場で周知徹底されておらず、その結果、議論のみに終始し実行に移されることがない。